1. Vem ansvarar för dina personuppgifter
Personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter är:
Green SM Sweden AB (”Green SM”), med registrerad adress Östermalmstorg 1, 114 42 Stockholm, Sverige, organisationsnummer 559587-6375, kontakt för integritetsfrågor:
eu.privacy@greensm.com Om du bor inom EU/EES kan du även lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (”IMY”), Box 8114, 104 20 Stockholm, Sverige, www.imy.se, eller till en annan behörig tillsynsmyndighet inom EU/EES där du bor eller arbetar.

2. Vad detta meddelande omfattar
Detta meddelande förklarar hur Green SM samlar in, använder, lagrar, delar och skyddar personuppgifter om personer som ansöker om, övervägs för eller uttrycker intresse för att arbeta med Green SM i Sverige (”Kandidater”; deras personuppgifter, ”Kandidatdata”). Det gäller för:
• • kandidater till förartjänster;
• • kandidater till tjänster inom kontor, drift, trafikledning, kundsupport, fordonsflotta, depå, HR, ekonomi, juridik, IT, marknadsföring, ledning och andra icke-förarroller;
• • kandidater som introducerats via bemannings- eller rekryteringsföretag, rekommendationer, jobbplattformar, direktrekrytering, rekryteringsevenemang eller Green SM:s karriärsida;
• • kandidater till heltids-, deltids-, visstids-, behovs- eller tillfälliga tjänster;
• • personer som samtycker till att finnas kvar i Green SM:s kandidatpool.
3. Vilka personuppgifter vi samlar in
Green SM samlar in Kandidatdata i olika steg. Vi samlar inte in alla uppgifter i början av processen och följer strikta principer om uppgiftsminimering (artikel 5.1 c i GDPR).
3.1 Uppgifter som vi kan samla in från alla kandidater
• • namn och kontaktuppgifter (postadress, e-postadress, telefonnummer);
• • stad, land och önskat språk när det är relevant;
• • sökt tjänst eller intresse för en tjänst;
• • CV, personligt brev, portfolio, intyg, utbildning och arbetslivserfarenhet;
• • källa till ansökan (karriärsida, jobbplattform, rekryteringsföretag, rekommendation, evenemang);
• • tillgänglighet, önskat startdatum och önskemål om arbetsplats;
• • arbetsrelaterade kvalifikationer, färdigheter, erfarenhet och svar från intervjuer;
• • intervjunoteringar, resultat från bedömningar och återkoppling från rekryterande chef;
• • kommunikationshistorik med Green SM:s rekryterare, HR, rekryterande chefer och
rekryteringsföretag;
• • uppgifter om erbjudanden, status för acceptans eller avslag samt relevanta skäl för beslut;
• • uppgifter om rätt att arbeta som behövs för att bedöma om Green SM får anställa dig i Sverige.

3.2 Ytterligare uppgifter för förarkandidater
För förarkandidater kan Green SM även behandla:

• • bekräftelse på att tillämpliga lagstadgade ålders- och körkortsuppgifter för att erhålla svensk taxiförarlegitimation är uppfyllda;
• • status för körkort med behörighet B, utfärdandeland och giltighet samt, när det är nödvändigt, körkortsnummer eller en kopia av körkortet;
• • status för taxiförarlegitimation och tillhörande uppgifter om licensiering;
• • yrkesmässig körerfarenhet;
• • erfarenhet av kundservice;
• • tillgänglighet för arbetspass enligt gällande regler;
• • önskemål om depå/arbetsplats när det är relevant;
• • språkkunskaper som är relevanta för passagerarservice;
• • resultat från interna bedömningar av körning, hantering av elfordon, användning av appar, navigering och servicekvalitet;
• • status för genomförd utbildning och introduktion;
• • beredskap för fordonsöverlämning när anställnings- och licensvillkoren är uppfyllda.

3.3 Ytterligare uppgifter för icke-förarkandidater
För icke-förarkandidater kan Green SM även behandla:
• • yrkeslicenser eller certifieringar som är relevanta för tjänsten;
• • tekniska, operativa, ledningsrelaterade, juridiska, ekonomiska, HR-, IT-, marknadsförings-,
fordonsflotte-, depå-, kundsupport- eller trafikledningskompetenser;
• • tjänstespecifika uppgifter, arbetsprover eller resultat från case-studier;
• • språkkunskaper när det är relevant för tjänsten;
• • information som behövs för att bedöma senioritet, rapporteringslinje, lämplighet för rollen och verksamhetens behov.

3.4 Uppgifter som samlas in först efter villkorat erbjudande eller anställning
Green SM samlar normalt in följande först efter att ett villkorat erbjudande har accepterats eller när det krävs enligt lag för introduktion inför anställning:
• • svenskt personnummer eller samordningsnummer; bankkonto/IBAN;
• • löne- och skatteuppgifter;
• • kopia av pass, nationellt identitetskort, uppehållstillstånd, arbetstillstånd eller annan handling som styrker arbetstillstånd, när det behövs för att verifiera rätten att arbeta i Sverige eller uppfylla svenska krav avseende anställning, migration, lön eller skatt;
• • uppgifter om pension och förmåner;
• • uppgifter om nödkontakt (om det krävs enligt Green SM:s HR-policy);
• • undertecknade anställningshandlingar och dokumentation från introduktionen.

4. Känsliga personuppgifter och uppgifter som Green SM inte efterfrågar
Green SM ber inte kandidater att lämna följande uppgifter:
• • hälso- eller medicinska uppgifter;
• • uppgifter om graviditet eller familjeplanering;
• • civilstånd, familjeförhållanden eller barnomsorg (såvida inte en senare lagstadgad process för förmåner eller pension specifikt kräver det);
• • ras eller etniskt ursprung;
• • religion eller övertygelse;
• • politiska åsikter;
• • medlemskap i fackförening;

• • sexuell läggning eller sexliv;
• • biometriska uppgifter som används för att identifiera dig;
• • uppgifter om lagöverträdelser;
• • tidigare avstängning från tredjepartsplattformar för beställnings- och taxitjänster (Uber, Bolt, FreeNow etc.). Vi bedömer dig utifrån dina egna meriter.
Om du behöver en anpassning för att kunna delta i rekryteringsprocessen (till exempel tillgänglighetsstöd eller ett alternativt intervjuformat) kan Green SM behandla de begränsade uppgifter som behövs för att ordna denna anpassning. Dessa uppgifter kommer att hållas konfidentiella, behandlas separat från din ansökan och kommer inte att användas för att bedöma din lämplighet annat än när det är strikt ödvändigt.
Om du frivilligt lämnar information som Green SM inte har efterfrågat och inte behöver, kommer Green SM inte att använda den i rekryteringsbeslutet och kan komma att radera den.

5. Varifrån vi får dina uppgifter
Vi samlar in merparten av Kandidatdata direkt från dig.
Vi kan även få uppgifter från:
• • rekryteringsföretag, bemanningsföretag eller löneleverantörer;
• • jobbplattformar och professionella plattformar;
• • medarbetarrekommendationer (den som rekommenderar dig bör informera dig);
• • rekryteringsevenemang och jobbmässor;
• • referenser som du lämnar eller ger oss tillstånd att kontakta (vi kontaktar endast referenser med ditt förhandssamtycke, vanligtvis i erbjudandestadiet);
• • offentliga professionella källor (såsom LinkedIn) när det är relevant och proportionerligt – vi granskar inte privata konton systematiskt och kommer att informera dig om en specifik offentlig källa har påverkat vår bedömning;
• • svenska myndigheter och regulatoriska källor, inklusive Transportstyrelsen, Trafikverket, Migrationsverket och Skatteverket, när det behövs för att verifiera körkvalifikationer, taxiförarlegitimation, rätt att arbeta eller andra anställningsrelaterade krav;
• • leverantörer av bedömningar eller bakgrundskontroller, endast när det är lagligt och
förhandsgodkänt.
Om du lämnar kontaktuppgifter till en referens bör du informera personen om att Green SM kan kontakta honom eller henne i rekryteringssyfte.

6. Varför vi använder Kandidatdata: ändamål och rättsliga grunder
Hantera ansökningar 

• Exempel: Ta emot ansökningar, följa status, boka intervjuer och kommunicera med kandidater.

• Rättslig grund (GDPR/tillämplig svensk lag): Artikel 6.1 b – åtgärder innan avtal ingås; artikel 6.1 f – berättigat intresse av att administrera rekrytering.

 Bedöma lämplighet 

• Exempel: Granska CV, kvalifikationer, intervjusvar och bedömningar, bedöma lämplighet för rollen, jämföra kandidater och fatta anställningsbeslut.

• Rättslig grund: Artikel 6.1 b; artikel 6.1 f – välja lämpliga kandidater.

Beredskap avseende förarbehörighet 

• Exempel: Verifiera körkortsstatus, status för svensk taxiförarlegitimation, genomförande av relevanta tester och lagstadgad beredskap innan kandidaten utför betalda persontransporttjänster.

• Rättslig grund: Artikel 6.1 c; artikel 6.1 b; artikel 6.1 f – säker och laglig taxiverksamhet.

Kontroller av rätt att arbeta 

• Exempel: Verifiera om Green SM enligt lag får anställa dig i Sverige.

• Rättslig grund: Artikel 6.1 c; artikel 6.1 b.

Reasonable accommodation

• Exempel: Limited data to enable participation in the recruitment process where accessibility support or another reasonable adjustment are needed.

• Rättslig grund: Artikel 6.1 c; artikel 9.2 b.

Förbereda ett erbjudande 

• Exempel: Upprätta erbjudandebrev, anställningsavtal samt arrangemang avseende ersättning och startdatum.

• Rättslig grund: Artikel 6.1 b; artikel 6.1 f.

Introducera anställda kandidater 

• Exempel: Lön, skatt, pension, HR-register, IT-åtkomst, utbildning och aktivering av system.

• Rättslig grund: Artikel 6.1 b – anställningsavtal; artikel 6.1 c – skatt/socialförsäkring/migration; artikel 6.1 f – säker introduktion.

Kandidatpool 

• Exempel: Överväga dig för framtida tjänster.

• Rättslig grund: Artikel 6.1 a – samtycke, separat, informerat och frivilligt (aktivt val som inte är förvalt); kan återkallas när som helst.

Förbättra rekryteringen

• Exempel: Mäta kanalernas effektivitet, tid till anställning och processkvalitet, normalt i aggregerad/pseudonymiserad form.

• Rättslig grund: Artikel 6.1 f.

Säkerhet och förebyggande av bedrägerier

• Exempel: Skydda system och upptäcka falska ansökningar.

• Rättslig grund: Artikel 6.1 f; artikel 6.1 c när tillämpligt.

Efterlevnad av lag och rättsliga anspråk 

• Exempel: Revision, myndighetsförfrågningar, tvister och försvar av rättsliga anspråk.

• Rättslig grund: Artikel 6.1 c; artikel 6.1 f – fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

När Green SM förlitar sig på berättigade intressen väger Green SM sina intressen mot kandidatens rättigheter och rimliga förväntningar och dokumenterar intresseavvägningen. Du kan invända av skäl som hänför sig till din specifika situation.
När Green SM förlitar sig på samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke. Ett återkallande påverkar inte behandling som utförts innan samtycket återkallades.

​

7. Kontroller, referenser och offentliga källor
Green SM verifierar kandidatens uppgifter endast när det är relevant och proportionerligt.
• • Referenser kontaktas endast med ditt förhandssamtycke, normalt i samband med
erbjudandestadiet, och endast i arbetsrelaterade frågor.
• • Bakgrundskontroller begränsas till vad som krävs för rollen enligt svensk lag.
• • Kreditupplysningar ingår inte i standardrekrytering om det inte krävs enligt lag för en
specifik tjänst.
• • Sociala medier: vi granskar inte privata konton systematiskt; vi kan ta del av offentliga professionella profiler när det är direkt relevant, och vi informerar dig om en specifik källa har påverkat vår bedömning.
• • Inga dolda kontroller: Green SM genomför inte dold övervakning, dold granskning online eller kontakt med kandidater under falsk identitet.

8. AI, automatiserade verktyg och mänsklig granskning
Green SM kan använda rekryteringssystem för att hantera ansökningar och arbetsflöden. Green SM fattar inte rekryteringsbeslut som enbart grundas på automatiserad behandling när beslutet har rättsliga följder eller på liknande sätt väsentligen påverkar dig (artikel 22.1 i GDPR).
Om Green SM använder AI-baserade rekryteringsverktyg (såsom funktioner för rangordning, matchning, poängsättning eller rekommendationer) kommer dessa verktyg endast att användas som stöd för mänskliga rekryterare och rekryterande chefer. En mänsklig granskare kommer fortsatt att ansvara för urval, intervjuer och anställningsbeslut. Green SM använder inte analys av ansiktsuttryck, analys av känslor i rösten, biometrisk identifiering, personlighetsinferens från video/röst eller automatiskt avslag i rekryteringen.

9. Rekryteringskommunikation
Green SM kan kontakta kandidater som ansöker, registrerar sig via ett Green SM-formulär, träffar Green SM vid ett rekryteringsevenemang, blir rekommenderade eller på annat sätt ber om rekryteringskontakt. Massutskick via WhatsApp, SMS, e-post eller direktmeddelanden i rekryteringssyfte är tillåtna när:
• • kandidaten uttryckligen har samtyckt till rekryteringsmeddelanden via den kanalen (separat, frivilligt, informerat och otvetydigt samtycke enligt artikel 4.11 i GDPR);
• • Green SM identifierar sig i varje meddelande;
• • meddelandet anger syftet;
• • det finns ett enkelt sätt att avregistrera sig i varje meddelande;
• • Green SM kan dokumentera samtycket och avregistreringen.
Green SM använder inte köpta, skrapade eller overifierade kontaktlistor för rekryteringsutskick.

10. Vem vi delar Kandidatdata med
Green SM delar Kandidatdata endast med parter som behöver uppgifterna för rekrytering, introduktion, regelefterlevnad, säkerhet eller juridiska ändamål.
Mottagare kan vara:
• • Green SM:s rekryterare, HR, rekryterande chefer, intervjuare och operativa chefer (endast i den utsträckning de behöver uppgifterna);
• • Green SM-koncernens bolag och koncernens stödfunktioner, inklusive bolag utanför EES när det är relevant, när åtkomst behövs för godkännande av rekrytering, IT-support, rapportering eller styrning;

• • rekryteringsföretag, bemanningsföretag, löneleverantörer, redovisningsleverantörer, leverantörer av bedömningar och leverantörer av bakgrundskontroller (när de anlitas lagligen);
• • leverantörer av ATS-, HRIS- och CRM-system samt moln-, e-post-, dokumenthanterings- och säkerhetstjänster;
• • leverantörer av videokonferenstjänster som används för intervjuer;
• • myndigheter för taxitillstånd och andra offentliga myndigheter när det krävs enligt lag;
• • behöriga myndigheter, domstolar eller tillsynsmyndigheter (inklusive IMY) när det krävs enligt lag.
Green SM säljer inte Kandidatdata och delar inte Kandidatdata med tredje parter för deras egen marknadsföring. Personuppgiftsbiträden arbetar enligt skriftliga avtal som uppfyller kraven i artikel 28 i GDPR. När gemensamt personuppgiftsansvar föreligger ingår Green SM ett arrangemang enligt artikel 26.

11. Internationella överföringar
Vissa bolag inom Green SM-koncernen och vissa tjänsteleverantörer är belägna utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). När Kandidatdata överförs utanför EES till ett land som inte har omfattats av ett beslut om adekvat skyddsnivå från EU, tillämpar Green SM lämpliga skyddsåtgärder enligt kapitel V i GDPR, särskilt:
• • EU:s standardavtalsklausuler från 2021 (kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/914),
som Green SM använder som stående överföringsmekanism för överföringar inom koncernen och till leverantörer;
• • en dokumenterad Transfer Impact Assessment (TIA) och kompletterande tekniska, avtalsmässiga
och organisatoriska åtgärder när det krävs.
Åtkomst för koncernbolag utanför EES är strikt begränsad till användare som behöver uppgifterna för definierade ändamål avseende rekrytering, IT-support, styrning, säkerhet och regelefterlevnad och skyddas genom avtalsmässiga, tekniska och organisatoriska åtgärder. Du kan få en kopia av relevanta skyddsåtgärder (med kommersiellt känslig information maskerad) genom att kontakta eu.privacy@greensm.com.eu.privacy@greensm.com

12. Hur länge vi sparar Kandidatdata

Active application

For the duration of the recruitment process.

​

Rejected or withdrawn candidates (default)

4 weeks after the end of the procedure.

 

Talent pool with separate, informed, freely given consent

Up to 12 months, then deleted unless renewed.

 

Recruitment-event leads

4 weeks after the campaign closes, or up to 12 months with separate, informed, freely given recruitment follow-up consent.

 

Right-to-work documents

Copies of documents demonstrating a non-EEA/Swiss national’s right to work in Sweden are retained for the duration of the employment and for at least 12 months after the employment has ended, in accordance with applicable Swedish immigration requirements.

 

Hired candidates

Data migrates to the personnel file under the Employee Privacy Notice; recruitment-specific data is purged per the schedule above.

​

Records needed to defend against claims

Up to 2 years, or longer where a specific claim or audit requires.

​

Assessment materials

Only as long as needed to evaluate the application and handle complaint or challenge periods.

​

Legal hold / audit / investigation data

As long as necessary for the legal hold, audit, authority request, dispute or claim, with a review date.

​

När lagringstiden löper ut raderar eller anonymiserar Green SM uppgifterna.

13. Säkerhet
Green SM tillämpar organisatoriska och tekniska åtgärder som är lämpliga med hänsyn  till risken (artikel32 i GDPR), inklusive:
• • rollbaserad åtkomstkontroll;
• • sekretesskrav för all personal och alla leverantörer;
• • kryptering vid överföring och, där det är lämpligt, vid lagring;
• • säker molnhosting och loggning;
• • leverantörsgranskning och personuppgiftsbiträdesavtal;
• • kontroller för lagring och radering;
• • incidenthantering och eskalering av personuppgiftsincidenter;
• • säkerhetsutbildning för personal som hanterar rekryteringsuppgifter.
Kandidatdata får inte lagras i personliga inkorgar, privata enheter, okontrollerade meddelandeappar eller informella kalkylblad om inte godkända kontrollåtgärder finns på plats.

14. Dina rättigheter
Du har följande rättigheter enligt GDPR, vilka kan utövas kostnadsfritt:
• • få tillgång till dina personuppgifter och erhålla en kopia;
• • rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter;
• • radering (”rätten att bli bortglömd”) när någon av GDPR:s grunder för radering är tillämplig;
• • begränsning av behandlingen i vissa situationer;
• • invända mot behandling som grundar sig på berättigade intressen, inklusive profilering;
• • dataportabilitet för uppgifter som du har lämnat till oss, när det är tekniskt möjligt;
• • återkalla samtycke när som helst;
• • lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) eller en annan behörig
tillsynsmyndighet inom EES.
För att utöva dina rättigheter, kontakta eu.privacy@greensm.com. Green SM kan begära rimlig information för att verifiera din identitet. Vi svarar inom en (1) månad från en verifierbar begäran; tidsfristen kan förlängas med ytterligare två (2) månader vid komplexa begäranden i enlighet med artikel 12.3 i GDPR.eu.privacy@greensm.com
Du kommer inte att diskrimineras eller utsättas för repressalier för att du utövar dina rättigheter. I vissa fall
kan radering, invändning eller återkallande av samtycke påverka Green SM:s möjlighet att fortsätta överväga dig för en tjänst; Green SM kommer att förklara denna konsekvens för dig.

15. Ändringar av detta meddelande
Green SM kan uppdatera detta meddelande från tid till annan. Den aktuella versionen
kommer att ange vilket datum den träder i kraft. Väsentliga ändringar kommer att
kommuniceras via relevant rekryteringskanal och/eller Green SM:s karriärsida. Om en
ändring är väsentlig och du är en aktiv kandidat kommer Green SM att informera dig direkt.